Inloggen
Het motiveren en activeren van medewerkers, bij veranderingen binnen de organisatie, kan behoorlijk ingewikkeld en tijdrovend zijn. Mensen hebben geen tijd, geen zin of zien ergens niet direct de toegevoegde waarde van in. Misschien waren je collega’s in eerste instantie heel enthousiast over een nieuw project of een verandering, maar zakte dit gevoel na een tijdje weer en viel iedereen terug in oude patronen. Herkenbaar? Je bent niet de enige! De kracht van duurzame verandering zit namelijk niet in de initiële overtuiging, maar in het langdurig stimuleren van nieuw gedrag. En dit laatste blijkt voor veel organisaties een grote uitdaging.
Of het nou gaat om het stimuleren van een gezonde leefstijl in je team, de overgang naar een nieuw CRM-systeem of, zoals we veel bij onze eigen klanten zien, het aanbieden van zelfhulpprogramma’s: het enthousiast krijgen én houden van medewerkers is een hele kunst. Met onderstaande tips geven we je daarom een aantal handvatten om je medewerkers op een duurzame manier te betrekken bij veranderingen in de organisatie.
1. Zorg voor een goede kick-off
Een goed begin is het halve werk. Cliché, maar daardoor niet minder waar. Neem daarom de tijd voor een goed georganiseerde kick-off. Dit kan tijdens een periodieke bedrijfsbijeenkomst of, nog beter, met een verdiepende workshop. Maak de introductie van de verandering in ieder geval zo persoonlijk en interactief mogelijk. Een mail of een briefje op het prikbord is niet voldoende om mensen actief mee te krijgen in je verandering. Benadruk tijdens de kick-off de visie van de organisatie op het belang van de verandering (bijvoorbeeld de gezondheid van je medewerkers), benoem de verwachtingen en geef iedereen de ruimte om vragen te stellen.
Voorbeeld: Je hebt besloten om zelfhulpprogramma’s van Gezondeboel te introduceren bij je medewerkers. Omdat je uiteindelijk verwacht dat mensen er zelf mee aan de slag gaan, is het belangrijk dat zij goed weten hoe zij dit moeten doen en wat er van hen wordt verwacht. Neem de medewerkers daarom tijdens een workshop mee door de zelfhulpprogramma’s en zorg dat duidelijk is waar zij terecht kunnen met vragen over Gezondeboel.
2. Stel een projectgroep op
Als je in een grotere organisatie werkt, heb je waarschijnlijk niet dagelijks met alle medewerkers contact. Laat de verschillende teams daarom een ambassadeur van het project aanwijzen. Dit kan een teamleider zijn, maar ook iemand die interesse heeft in het onderwerp. Deze ambassadeurs vormen samen de projectgroep. Maak met deze projectgroep duidelijke afspraken over de verwachtingen van de rol en kom periodiek samen om ontwikkelingen en trends te bespreken.
Voorbeeld: Je wilt je medewerkers aansporen om aan de slag te gaan met zelfhulpprogramma’s. Door in ieder team een ambassadeur te plaatsen, maak je voor medewerkers de drempel om vragen te stellen over het gebruik van het Gezondeboel-account lager. Ook kan de ambassadeur terugkoppelen hoe er binnen het team wordt omgegaan met de zelfhulpprogramma’s. Is er bijvoorbeeld behoefte aan meer tijd voor de programma’s? Of zijn er specifieke onderwerpen waar mensen mee aan de slag willen?
3. Geef tijd en ruimte
Laat medewerkers weten dat het oké is om tijd te besteden aan (het wennen aan) de verandering. Veranderingen zijn lastig en nieuwe ontwikkelingen, waarbij mensen actief aan de slag moeten, al helemaal. Zeker als medewerkers al een hoge werkdruk ervaren. Geef daarom aan dat mensen best prioriteit mogen geven aan de nieuwe verandering. Bijvoorbeeld door duidelijk te maken dat ze hier wekelijks een paar uurtjes voor mogen blokken.
Voorbeeld: Als je merkt dat een aantal medewerkers niet aan de zelfhulpprogramma’s toekomt, kun je kijken of er geschoven kan worden in de taken binnen het team. Of geef bij een minder belangrijke bespreking iedere week een andere collega de tijd om dat moment te gebruiken voor de zelfhulpprogramma’s. Benadruk daarbij het belang van de zelfhulp voor de medewerker zelf.
4. Blijf het bespreken
Consistency is key. Het blijven bespreken van de verandering houdt het actueel en bij medewerkers op de agenda. En dat hoeft helemaal niet ingewikkeld te zijn. Vraag bijvoorbeeld tijdens de lunch of bij het koffiezetapparaat wat mensen vinden van de verandering, of alles lukt en of er dingen zijn waar je bij kunt helpen. Neem hierin dan ook, eventueel samen met de ambassadeurs, de leiding. Vraag waar mogelijk ook leden van de directie of het managementteam om er eens over te beginnen. Mensen zijn gevoelig voor autoriteit en hun betrokkenheid straalt uit dat de verandering in alle lagen van de organisatie serieus genomen wordt.
Voorbeeld: Zelfhulp is voor veel mensen helaas nog een taboe-onderwerp. Werken aan je mentale gezondheid is dan ook iets waar medewerkers waarschijnlijk niet snel zelf over beginnen. Door het gesprek vanuit de organisatie aan te gaan en je eigen ervaring met Gezondeboel te bespreken op een informeel moment, verlaag je de drempel voor medewerkers om hier zelf ook open over te zijn.
5. Verzamel feedback
Door geregeld samen te komen met de ambassadeurs en in gesprek te gaan met de medewerkers, kun je veel inzicht krijgen in hoe de medewerkers de verandering ervaren. Probeer deze feedback gestructureerd op te slaan en analyseer regelmatig de bevindingen. Dit kan natuurlijk met gerichte vragenlijsten, maar ook via één-op-één-gesprekken of teambesprekingen. Zo kom je erachter wat er speelt en kun je tijdig aanpassingen doen in je communicatie over de verandering.
Voorbeeld: Waarschijnlijk heb je bij de afname van de Gezondeboel-accounts gekozen voor een aantal programma’s die relevant zijn voor jouw medewerkers. Misschien blijkt echter na een tijdje dat deze helemaal niet zo goed aansluiten bij hun behoeften. Of wellicht spelen er andere dingen waar je eerder nog geen inzicht in had. Door een evaluatieformulier te sturen, kun je een inschatting maken van welke programma’s niet meer relevant zijn of juist een keer extra op de agenda kunnen worden gezet.
6. Benut al je kanalen
Niet iedere organisatie heeft de mogelijkheid om haar medewerkers digitaal te bereiken. Natuurlijk zijn een intranet, nieuwsbrief of mail prima middelen om updates te geven over de verandering, maar denk ook eens aan je offline kanalen. Misschien hebben jullie wel een prikbord hangen op de werkvloer, is het mogelijk om posters op te hangen bij het koffiezetapparaat of kun je flyers neerleggen in de bedrijfskantine. Medewerkers die niet (veel) achter hun computer zitten, kun je op deze manier goed bereiken. Denk ook eens aan de toiletdeuren of de spiegels in de hal. Dit zijn perfecte plekken om een motiverende poster of brief op te hangen. Koppel daarnaast een thema of een slogan aan je communicatie en laat deze overal terugkomen. Bijvoorbeeld: zorg goed voor elkaar, maar bovenal voor jezelf!
Voorbeeld: Als je Gezondeboel wilt introduceren bij medewerkers die overdag niet vaak bij hun laptop kunnen, denken wij graag met je mee over mogelijkheden om hen toch succesvol te bereiken. Bijvoorbeeld door een poster met een qr-code aan te leveren die je kunt plaatsen in de bedrijfskantine, bij de in- en uitgang of op de toiletten. Zo kunnen medewerkers tijdens hun pauze of op weg naar huis toch gemakkelijk via hun telefoon bij de zelfhulpprogramma’s.
7. Zet een beloningssysteem in
We kennen allemaal Cialdini’s wederkerigheidsprincipe als overtuigingsmiddel: mensen zijn gemotiveerd als ze er wat voor terug krijgen. Het kan daarom werken om een beloningssysteem te maken om de verandering onder de aandacht te houden. Afhankelijk van welke verandering je wilt bewerkstelligen en wat je budget is, kun je de medewerkers bijvoorbeeld een cadeaubon, een kleine bonus of een (team-)uitje laten winnen.
Voorbeeld: Medewerkers die gebruikmaken van de zelfhulpprogramma’s van Gezondeboel kun je motiveren door een puntensysteem: bij ieder afgerond programma krijgt de medewerker een punt. Bij een bepaald aantal punten kunnen zij dan een cadeaubon naar keuze kiezen, of ze kunnen de punten sparen met het hele team voor een gezamenlijk uitje. Door dit laatste zullen medewerkers elkaar onderling ook aan gaan sporen om met de zelfhulpprogramma’s aan de slag te gaan.